Registratie loont bij De Vleugels

Longread: leestijd 12 minuten

Bij De Vleugels, een voorziening voor personen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking, loont registratie na incidenten. Ze helpt bij het verminderen van afzondering en fixatie, versterkt de zorgkwaliteit en heeft een invloed op het welzijn van medewerkers. Mieke Lagrou is Directeur Zorg en vertelt hoe zij het aanpakken.

Naar aanleiding van agressief gedrag van cliënten naar zichtzelf of anderen toe, gebeurt het dat begeleiders moeten ingrijpen en een cliënt afzonderen en/of fixeren om schade aan de cliënt of anderen te voorkomen. Die incidenten van ernstig en acuut gevaar brengen best wat teweeg bij zowel de cliënt, de omgeving en de hulpverleners.

Ondanks die impact, en net omwille daarvan, is de registratie erg belangrijk. Maar hoe pak je die registratie aan zodat het niet enkel aanvoelt als een extra taak, maar als een belangrijke stap die bijdraagt aan het welbevinden en de veiligheid voor zowel de zorggebruikers, de medewerkers als de organisatie?

Bij De Vleugels is registratie na een incident een vaste opdracht. Het registratieformulier naar aanleiding van afzondering en fixatie bij ernstig en acuut gevaar is bij De Vleugels een dynamisch instrument. Op basis van de verwachtingen vanuit de overheid en de bruikbaarheid in de praktijk wordt het regelmatig bijgewerkt. Het registratieformulier bevat zowel vaste checklists als vrije velden voor een situatieschets en reflectie. Maar de sterkte zit niet alleen in de registratie na incidenten. Registratie zit verweven in de hele werking en zorg voor bewoners, waaronder ook:

Het handelingsplan
De neerslag analyse van het emotionele ontwikkelingsniveau (SEO)
Het (medisch) dossier
Het signaleringsplan

Hier lees je wat Mieke Lagrou vertelt over hoe registratie bij De Vleugels:

Oplevert voor de zorggebruiker
Oplevert voor de hele organisatie
Oplevert voor de medewerker
Een aandachtspunt blijft
Tips en tools om zelf aan de slag te gaan rond registratie.

Hoe levert registratie na incidenten op voor de zorggebruiker?

Registreren is reflecteren. Door elke afzondering of fixatie in het kader van ernstig en acuut gevaar te registreren, wordt er structureel stilgestaan bij wat er gebeurde, waarom het gebeurde en wat er nodig is om gelijkaardige situaties in de toekomst te voorkomen.

Op initiatief van de pedagoog analyseert het team samen de incidentregistraties rond een cliënt. Hierdoor worden trends en patronen in het gedrag van cliënten zichtbaar. Ook het netwerk van de zorggebruiker wordt betrokken om inzichten te delen of als structurele veranderingen nodig zijn.

Met de goede registraties hebben we een sterke basis om op zoek te gaan naar de oorzaak van onrust en oplossingen te bedenken. Daarnaast kunnen we opvolgen welk effect de ingrepen hebben.

Een aantal ingrepen passen we toe bij meerdere bewoners. Zo zien we dat overgangsmomenten bij veel bewoners voor onrust kunnen zorgen. Een typisch voorbeeld hiervan is de overgang van school naar leefgroep. Een aantal bewoners komen nu wat vroeger terug van school. Ze slaan de storm van het belsignaal en de drukte aan de schoolpoort over en behouden de rust. Bij andere bewoners wordt het overgangsmoment gedempt met een kamermoment. De bewoner gaat na school niet meteen naar de leefgroep, maar kan even bekomen op de eigen kamer.

Uit de praktijk: Patronen zichtbaar maken bij Amira

Dankzij registratie ontdekte het team dat Amira’s woede-uitbarstingen vooral voorkwamen bij honger. Een simpele aanpassing – eerst eten na het dutje – maakte een wereld van verschil.

Amira, een driejarige bij De Vleugels, vertoonde onrustig gedrag. Waar ze normaal een brave, lieve peuter is, ging ze plots brullen, slaan, schoppen, maakte ze speelgoed stuk, liep weg en trok haar kleren uit. Op die momenten zat Amira duidelijk niet goed in haar vel. Het team zocht soelaas in fysieke interventies die ze liever vermeden.
Dit was een aanleiding om met het team de registraties te analyseren. Hierin viel op dat Amira vooral na dutjes en bij langere periodes tussen maaltijden uitbarstte. Toen kregen we het inzicht: Amira heeft gewoon honger! We zijn het gaan testen: wat als we haar nu eens eerst wat laten eten? En dat werkte. Vanaf nu geven we haar na een dutje eerst iets om te eten. Pas na een boterham, stukje fruit of yoghurtje gaan we over tot de orde van de dag. Van ververs- tot speelmoment, eerst eten! Het verschil is opvallend. Amira zelf weet ondertussen erg goed hoe het werkt. Met het tussendoortje in zicht, beklimt ze zelf rustig de eetstoel.
Amira voelt zich beter, leeft rustiger samen met anderen en wat moet gebeuren kan zonder strijd of onderhandeling gebeuren. Voor de begeleiders een grote vooruitgang: de handelingen zijn fijner en sneller gedaan en het gaat niet meer om brandjes blussen. Ook haar medebewoners schrikken niet meer door de uitbarstingen. En de begeleiders hebben meer energie en aandacht voor iedereen.

“Het was verrassend hoe zo’n kleine aanpassing zo’n groot verschil maakte. Eigenlijk is dit erg logisch gedrag voor een peutertje van haar leeftijd. En toch hadden we er zonder de registraties en analyse over gekeken.”
— Begeleider, De Vleugels

Voor de cliënt zorgt de registratie ook voor een weerslag van wat is gebeurd die nadien nog kan worden bekeken. Dit is belangrijk op momenten waarop de bewoner en/of de familie van de bewoner hierover in gesprek willen gaan.

Hoe levert registratie op voor de hele organisatie?

De Vleugels analyseert ook jaarlijks alle registraties in de hele voorziening op zoek naar algemene trends.

Mieke plaatst een belangrijke kanttekening bij deze analyse voor de hele voorziening: Cijfers zeggen niet alles! De interpretatie is van groot belang. Eén cliënt met een slechte periode kan die cijfers enorm beïnvloeden. Dat zegt niet globaal iets over onze kwaliteit van werken. We kijken daarom niet alleen naar het aantal afzonderingen of fixaties. Belangrijker is het aantal cliënten waarbij we ze toepassen en het aantal incidenten of toepassingen per cliënt. Dat geeft een correcte, objectieve basis voor de goede analyse. Als we de cijfers goed benutten, dan zijn ze erg waardevol. Dat bleek bijvoorbeeld een tiental jaar geleden.

Uit de cijfers bleek dat de beschikbaarheid van comfortrooms het aantal afzonderingen doet afnemen. Bij bewoners waarbij de onrust stijgt is dit een goede oplossing. De comfortrooms zijn nu in alle nieuwe gebouwen voorzien. We laten aan de leefgroep over hoe ze die inrichten. Afhankelijk van de doelgroep is het een snoezelruimte of is de inrichting soberder. Eén ding staat wel vast: de deur mag nooit op slot.

Hoe levert registratie op voor medewerkers?

Dankzij registratie houdt De Vleugels ook het welzijn van medewerkers systematisch in het oog. Zo weten medewerkers dat hun welzijn van tel is en hangt de ondersteuning niet van hun assertiviteit af.

In het registratieformulier wordt gepeild naar de impact van incidenten op de betrokken begeleider. Met een eenvoudige schaal van 0 tot 10 plakt de begeleider een cijfer op hoe de ervaring voor haar was. Afhankelijk van de score worden vervolgens een aantal acties ondernomen rond het welzijn van die medewerker:

0-3: Binnen het team wordt nog eens besproken hoe het met de betrokken medewerker gaat.
4-7: Een verantwoordelijke volgt op. Afhankelijk van de aanwezigheid wordt er een gesprek gevoerd met de teamcoach, ortho of afdelingsverantwoordelijke. Daarin kijken we hoe het met de medewerker gaat en of extra acties nodig zijn.
8-10: De directie ontvangt een automatische melding. De directie polst in een gesprek naar het welzijn van de medewerker en of extra ondersteuning nodig is.

Door de registratie en de knipperlichten die ook bij de verantwoordelijken afgaan, kan verdere schade en impact worden voorkomen of beperkt. Dit betekent natuurlijk niet dat er niet ook op de lager gescoorde incidenten kan worden teruggekomen. Alleen gebeurt dit niet automatisch door verantwoordelijken buiten het team, maar op initiatief van de betrokken hulpverlener of als een collega opvalt dat er toch wat hapert. Binnen het team staat dit altijd op de radar.

De medewerkers hebben recht op gesprekken met de externe psychosociale dienst. Dit wordt hen wel eens aanbevolen tijdens de bovenstaande gesprekken, maar medewerkers kunnen dit ook op eigen initiatief. Ze vinden de gegevens van de psychosociale dienst ook op intranet terug.

“Dit systeem erkent dat incidenten niet alleen de cliënt raken, maar ook de hulpverlener. Het voorkomt verdere schade door onderschatting van de eigen draagkracht. Het maakt bespreekbaar wat vaak onderhuids blijft.”

Mieke is stellig: Deze aanpak staat of valt met de houding van de verantwoordelijke bij deze gesprekken. We vellen geen oordeel. We stellen oprecht de vragen: “Hoe gaat het met jou, wat kunnen we doen en hoe gaan we hiermee verder?” We vermijden schuldvragen als “dat is nu het derde incident met jou, hoe komt dat?” Zo’n houding zou een averechts effect hebben op de openheid in de registraties en de ruimte om met medewerkers aan de slag te gaan. Bovendien nemen we het ook echt serieus en tonen we zo ook waardering voor de jobs van onze collega’s. We beseffen hoe zwaar de job kan zijn en houden een goede vinger aan de pols. En ook onze medewerkers hebben houvast. Bij een hoge score is men zeker dat het beleid op de hoogte is. Indien nodig verwijzen we door naar professionele ondersteuning.

“Ik voel me niet meer alleen. Er wordt geluisterd. En als het echt moeilijk is, weet ik dat er hulp klaarstaat.”

– Begeleider De Vleugels

Het komt voor dat medewerkers zichzelf na een paar incidenten in vraag stellen: “dien ik wel voor die job? Is het iets voor mij?” Met onze aanpak ondersteunen we medewerkers bij deze reflecties. Heel vaak helpt dit om het zelfvertrouwen te hervinden. Dan is de conclusie “jawel, dit kan ik!” Maar het gebeurt ook dat medewerkers een andere weg kiezen. In dat geval is het zowel voor de medewerker als voor de organisatie een geruststelling om te weten dat deze beslissing niet impulsief of ondoordacht is.

We voelen dat medewerkers deze gesprekken waarderen. En er wordt echt gebruik gemaakt van het aanbod tot extra ondersteuning, zoals de doorverwijzing naar de externe psychosociale dienst. Als collega’s vertellen dat ze slecht slapen of angstig zijn, dan nemen we dat serieus. Binnen een week moet dat beter zijn, of we dringen aan op een bezoek naar de psychosociale dienst. Want als onze mensen een trauma ontwikkelen, dan zijn we nog verder van huis. Het gebeurde dat een collega zelfs werd aangemoedigd worden om even thuis te zijn als dat nodig is. Kort thuis is beter dan langdurig uitvallen of vertrekken. Deze aanpak is een vorm van zorg voor onze medewerkers, maar de teams en hele organisatie hebben er baat bij.

Wat maakt registreren soms toch moeilijk?

Mieke somt een aantal blijvende aandachtspunten op rond registratie:

Tijd vinden en nemen om registratie op te nemen is een blijvend aandachtspunt. Maar de systematische follow-up helpt. We merken dat medewerkers het belang hiervan goed zien. Collega’s herinneren elkaar eraan, je merkt dat het leeft.
Het vraagt inzet van iedereen om het thema registratie te bewaken. Wat hier erg bij helpt is zien en voelen dat het wat oplevert. De resultaten motiveren de teams om dit verder op te nemen. Zowel in het belang van de bewoner, als van het team. We focussen niet te veel op de cijfers rond afzondering en fixatie in onze communicatie. De resultaten zitten in het welbevinden van onze bewoners. We belichten liever hoe de registratie daarin een rol speelt.
Na een incident is het registeren ook wel eens emotioneel belastend voor de medewerkers. Het gebeurt ook dat medewerkers op een bepaald moment soms zelf onderschatten wat een incident met hen doet. Hier spelen aandacht voor elkaar en open feedback een belangrijke rol.
Bij De Vleugels is open communicatie een basishouding: begeleiders worden gecoacht om actief met leidinggevenden te overleggen, knelpunten bespreekbaar te maken en gezamenlijke strategieën te ontwikkelen. Want dwangreductie is teamwerk en communicatie is daarin cruciaal.

“Registratie is niet het doel, maar een krachtig middel om samen te bouwen aan een veilige, warme en menswaardige zorgpraktijk.”

Hoe kan jij hiermee aan de slag?

Hoe zorg je ervoor dat registratie niet enkel een hogere werkdruk geeft, maar leidt tot een gelukkigere cliënt, een goede opvolging van de impact op medewerkers en soms zelfs de werkdruk inperkt? De aanpak van De Vleugels is geen blauwdruk, maar wel een inspiratiebron. Elke voorziening kan ermee aan de slag, op maat van de eigen context.

Meer inspiratie vind je hier:
Op Icoba.be vind je een schat aan informatie in het kader van agressie:

Bekijk hier een heel dossier rond leren uit agressie-incidenten hier. Je vindt er onder meer
Bekijk hier het dossier rond opvang en nazorg na agressie
Het Vlaams Platform Vrijheidsbeperkende Maatregelen ontwikkelde de tool Signaleringsplan. Signaleringsplannen werken preventief en je kan hier de geleerde lessen van je registratie-analyse ook borgen.
Dit artikel rond evaluatie na dwang gaat dieper in op de nabespreking van dwang. Je leest meer over evaluatie met de cliënt en met het team.
In het verhaal van Mieke komt fixatie in geval van ernstig en acuut gevaar ter sprake. Lees hier wat dat betekent.
Wat is een comfortroom? Wat is afzondering? Een opfrisser nodig over de gebruikte begrippen? Bekijk ze hier
Meer weten over het beleid vanuit de overheid en overheidsinitiatieven rond vrijheidsbeperkende maatregelen? Bekijk de themapagina van het Departement Zorg. Je vindt er ook de laatste stand van zaken van de intersectorale werkgroep rond registratie-afspraken in het kader van VBM.
Nog meer inspiratie? Bekijk hier de materialenbib.