Van de ‘visbokaal’ naar een bureau middenin de leefruimte

Leestijd: 10 minuten

Een OOOC onderzoekt welke hulp nodig is voor jongeren in een verontrustende opvoedingssituatie en hun netwerk. Het onderzoek kan zowel residentieel, ambulant als mobiel verlopen. Het team van OOOC Harmonie begeleidt 17 kinderen en jongeren, met een leeftijd van 3 tot 18 jaar. Het team bestaat uit medewerkers met verschillende expertises. Op het eind van het onderzoek formuleert het OOOC een advies over verdere hulpverlening. In principe loopt de begeleiding 3 à 4 maanden, de duurtijd is afhankelijk van het traject en kan uitzonderlijk tot één jaar duren.

Van afstand naar nabijheid

Vroeger bevond het bureau waaraan begeleiders hun registraties deden zich in een aparte ruimte, afgesloten met een deur. Naast de mogelijkheid om er te registreren, was het ook de plek waar begeleiders konden briefen of even op adem komen. Tegelijk ontstond er afstand: jongeren bonsden soms letterlijk op de deur om aandacht te vragen. De aangevoelde afstand werkte agressief gedrag in de hand. De aparte bureauruimte kreeg ook wel eens de naam ‘visbokaal’, door de grote ramen van waaruit de begeleiders zicht hadden op de jongeren, maar niet met hen in interactie konden gaan. Het was een plek van scheiding van de leefgroep eerder dan van verbinding.

Een nieuwe plek in de leefruimte

De stap om het bureau te integreren in de leefruimte zorgde voor een heel andere dynamiek. De tafel en laptop staan nu zichtbaar in de ruimte, waar de begeleiders zich aan kunnen zetten en tegelijk nog steeds tussen de jongeren zijn. Registratie en observatie zijn geen momenten meer weg van de groep, maar momenten ín de groep. Begeleiders zijn aanwezig, aanspreekbaar en pikken sneller veranderingen op in de groepsdynamiek. Zo zien ze bijvoorbeeld sneller dat er spanning ontstaat, en kunnen ze ook sneller inspelen op dringende behoeften van jongeren. Aan het bureau gebeurt administratief werk, maar net zo goed is het een plek waar we gewoon ‘zijn’, zowel begeleiders als jongeren

Het is een ontmoetingsplek, en het is een beetje zoals thuis, als mama of papa nog wat administratie moeten doen, met de laptop aan de keukentafel.

Voor materiaal waar de jongeren zelf niet aan mogen (zoals medicatie), zijn er slotkasten. Tegelijk is het team er ook van overtuigd dat niet alle materialen die vroeger afgeschermd waren, persé achter slot en grendel moeten.

Het briefen, dat vroeger gebeurde in de aparte bureauruimte, gebeurt nu ook gewoon in de leefruimte. Over de meeste dingen kan vrijuit gesproken worden. Jongeren weten zelf ook wat er die dag gebeurd is. Als er toch even discreet afgestemd moet worden, zijn er andere plekken die zich daartoe lenen. En ook jongeren hebben een stem in waar ze een gesprek liefst laten doorgaan. Begeleiders trekken de vraag open: ‘Ik wil even met je babbelen, kan dat hier? Of waar wil je dat graag doen?’.

Ons voor gesprekken afscheiden van de groep is niet meer de standaard, maar de uitzondering, alleen als en wanneer het nodig is.

Een spannend proces

Yana vertelt dat er binnen Elegast al een andere leefgroep aan de slag ging met een open bureau. Zowel de directie als Yana waren ervan overtuigd dat ook in OOOC Harmonie een aanpassing van de vroegere bureauruimte wenselijk was. Dit zou de huiselijke sfeer bevorderen, de nabijheid van begeleiders vergroten en zo ook aansluiten bij de visie van Elegast die gericht is op positief leefklimaat. Ondanks de heldere motivatie voor de nieuwe aanpak,  bracht de boodschap rond deze verandering eerst spanning en onzekerheid in het team met zich mee.

Impact

Begeleiders ervaren dat jongeren hen sneller en makkelijker aanspreken, door het bureau in de leefruimte te integreren. Ze hebben de indruk dat het voor jongeren de drempel verlaagt om iets te vragen of een gesprek aan te gaan. Voor de begeleiders betekent het meer betrokkenheid in en deel uitmaken van de groepsdynamiek. Daardoor kunnen ze ook sneller ingrijpen en zo stijgende spanning of agressie voorkomen. Hoewel het soms uitdagend is om dossiers aan te vullen te midden van het gedruis van de leefgroep, weegt de meerwaarde van nabijheid en bereikbaarheid door.

Wanneer begeleiders aan het bureau in de leefruimte zitten, schuift een jongere soms spontaan mee aan, wat meteen aanleiding geeft tot een gesprek. Begeleiders zien dat als een kans om aan de jongeren te vragen hoe zij denken over wat er geregistreerd wordt, of omgekeerd zijn jongeren daar zelf nieuwsgierig naar. Zo integreren begeleiders dan de ervaring van de jongeren ook in de registratie.

Jongere: ‘Wat ben je aan het doen?’ Begeleider: ‘Ik ben de observaties in jouw dossier aan het aanvullen.’ Jongere: ‘Wat staat er dan zoal in?’ Begeleider: ‘Ik heb gemerkt dat je vanmorgen wat onrustig was, en tot rust bent gekomen doordat we samen een gezelschapsspel gespeeld hebben. Hoe zou jij je dag vandaag beschrijven?’’

Vertrekken vanuit vertrouwen in de jongeren bleek terecht. Tegenwoordig blijft de laptop gewoon op tafel liggen als de begeleiders klaar zijn met hun registraties. Incidenten van beschadigingen aan de laptop zijn uiterst zeldzaam.

Je kan niet elk risico uitsluiten, maar het is zelden nodig om het materiaal weg te bergen. En nu doen we het enkel als het nodig is, niet standaard.

Begeleiders waken erover dat registraties vertrouwelijk gebeuren, en vergrendelen de laptop ook na gebruik zodat er geen persoonsgegevens toegankelijk zijn.

Toekomst en duurzaamheid

Het open bureau is nu al enkele jaren de dagelijkse realiteit. Zowel voor begeleiders als voor jongeren is dit niets bijzonders meer. Toch blijven er wel aandachtspunten: Waar kunnen begeleiders rustig registreren op drukke momenten? Hoe organiseer je veilig opbergen? Hoewel de manier van werken uitdagingen met zich meebrengt en we nog zoekende zijn in hoe we sommige zaken best aanpakken, zijn we ervan overtuigd dat de voordelen opwegen tegen de nadelen. De verandering maakt deel uit van een bredere beweging richting meer nabijheid en mensgerichte zorg.

Lessen en tips

De praktijk bij Elegast leert dat verandering tijd en overleg vraagt. Het team benoemt enkele belangrijke lessen uit hun eigen proces:

• Zorg dat het ‘waarom’ duidelijk is: de reden voor deze verandering zat voor ons het creëren van meer nabijheid en een warmer leefklimaat. Deze boodschap hebben we duidelijk gemaakt alvorens te starten met een concreter plan of de praktische aanpak.
• Betrek medewerkers bij de ‘hoe’-vragen, zodat het draagvlak groeit. We gaven medewerkers de ruimte om zaken bespreekbaar te maken en samen gedragen, logische oplossingen te bedenken.
• Wees niet bang voor weerstand: spanning mag er zijn en brengt vaak nieuwe ideeën.
• Durf gewoon de sprong te wagen: niet alle antwoorden zijn vooraf te bedenken, veel leer je onderweg.